Nota księgowa obciążeniowo-uznaniowa
Czasami zdarzają się sytuacje, w których wystarczającym dokumentem pozwalającym na obciążenie drugiej strony jest nota księgowa, zwana też notą obciążeniowo-uznaniową.
Noty księgowe najczęściej wykorzystuje się aby udokumentować transakcje niepodlegające opodatkowaniu VAT, najczęściej dla celów:
- udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela;
- obciążenia kontrahenta karą umowną za nieterminową realizację umowy;
- sprostowania pomyłek w wystawionych wcześniej dowodach księgowych;
- obciążenia dłużnika naliczonymi odsetkami od niezapłaconych zobowiązań;
- uznania dłużnika kwotą umorzonego długu;
- przenoszenia kosztów niepodlegających opodatkowaniu na nabywcę np. opłat skarbowych.
Nota księgowa może być podstawą do zapisów w księgach rachunkowych
Art. 21 ust. 1
Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Rozporządzenie odnośnie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podaje, które dokumenty mogą być podstawą zapisów w księdze.
§ 12 ust. 3
Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub (...)
2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co
najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
Nota księgowa może być uznana za inny dowód księgowy i stanowić podstawę do zapisów w podatkowej księdze. Jednak należy zwrócić uwagę na następujący zapis § 13.
Za dowody księgowe uważa się również:
1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od
kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3) dowody przesunięć;
4) dowody opłat pocztowych i bankowych;
5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.